Além do eSocial, outra obrigação acessória tem mobilizado as empresas de todo o país: a Escrituração Fiscal Digital de Retenções e Outras Informações Fiscais (EFD-Reinf). As primeiras entregas começaram em maio de 2018 e já é possível fazer uma análise de como as empresas estão se portando.

Instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1701/2017, a EFD-Reinf corresponde a um módulo do SPED e um desmembramento do eSocial. Por meio dela, as empresas deverão enviar dados previdenciários, contratação de serviços e retenções de prestadores de serviços.

O sistema reúne 14 registros diferentes e torna eletrônico todo tipo de documento que antes era controlado manualmente ou via planilha externa. Tudo agora poderá ser transmitido de forma consolidada, gerando arquivos XML para serem consultados sempre que necessário.

EFD-Reinf e os prazos de entrega

Inicialmente, as entregas começariam em janeiro de 2018, mas foram prorrogadas para maio de 2018. Neste período, foram realizadas várias alterações nos leiautes no sistema da EFD-Reinf desde a primeira versão publicada. Uma delas foi o fim da obrigatoriedade de informar a conta contábil referente às retenções de impostos incidentes na declaração.

As primeiras entregas aconteceram em maio de 2018, feitas por empresas optantes do Lucro Real, ou seja, que apresentaram faturamento acima de R$ 78 milhões em 2016. Em novembro será a vez das demais empresas privadas, incluindo Simples, MEI e pessoas físicas que possuam empregados. Os órgãos públicos deverão aderir ao EFD-Reinf somente em maio de 2019.

De acordo com o artigo 2º da IN RFB nº 1701/2017, os perfis das empresas obrigadas a entregar a EFD-Reinf são os seguintes:

Pessoas jurídicas que prestam e que contratam serviços realizados mediante cessão de mão de obra (art. 31 da Lei nº 8.212/1991);
Pessoas jurídicas responsáveis pela retenção da Contribuição para o PIS/Pasep, da Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins) e da Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL);
Pessoas jurídicas optantes pelo recolhimento da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta (CPRB);
Produtor rural pessoa jurídica e agroindústria quando sujeitos a contribuição previdenciária substitutiva sobre a receita bruta proveniente da comercialização da produção rural nos termos (art. 25 da Lei nº 8.870/1994, e art. 22-A da Lei nº 8.212/1991);
Associações desportivas que mantenham equipe de futebol profissional que tenham recebido valores a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;
Empresa ou entidade patrocinadora que tenha destinado recursos a associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional a título de patrocínio, licenciamento de uso de marcas e símbolos, publicidade, propaganda e transmissão de espetáculos desportivos;
Entidades promotoras de eventos desportivos realizados em território nacional, em qualquer modalidade desportiva, dos quais participe ao menos 1 associação desportiva que mantenha equipe de futebol profissional;
Pessoas jurídicas e físicas que pagaram ou creditaram rendimentos sobre os quais haja retenção do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), por si ou como representantes de terceiros.

As expectativas maiores agora são o início das atividades do grupo 2 e a preparação para entrega do Registro 2070. Considerado o registro mais trabalhoso, contém informações de retenções de outros quatro impostos (IR, CSLL, Cofins e PIS/Pasep). A entrega dessas informações está prevista para o segundo semestre de 2018.

 

Como foram as ações iniciais da EFD-Reinf?

As primeiras entregas foram referentes aos registros R1000 (abertura com dados do contribuinte) e R1070 (informações sobre processos administrativos e judiciais). Nesta fase foi necessário levantar todas as informações referentes a códigos (com validação de caracteres) e datas.

Os clientes da Compliance, particularmente, não enfrentaram dificuldades por parte do sistema de ERP, mas quem deixou para entregar os lotes na última hora sofreu com a lentidão do sistema da Receita Federal.

Um obstáculo encontrado por todas as empresas, sejam clientes Compliance ou não, foi a falta de uma tela para conferência. A Receita Federal havia prometido esse recurso, mas ele só foi disponibilizado no mês passado. Logo, quem cumpriu o prazo dos últimos três meses, acabou entregando as informações “no escuro”.

Aqui cabe uma explicação. Esse recurso se chama DCTF Web e muitas empresa estão confundindo com uma nova declaração, quando na verdade é uma ferramenta. A DCTF Web é um relatório gerado pela Receita Federal após toda a transmissão da EFD-Reinf.

Por conta disso, as empresas que se adiantaram e implantaram bons ERPs, compatíveis com os sistemas da Receita Federal, se sentiram mais confiantes com o compilamento das informações e acabaram saindo na frente. O que pudemos perceber é que houve muitas dúvidas por parte dos clientes e, felizmente, o time da Compliance estava preparado para dar todo o suporte necessário.

Sendo assim, podemos concluir que a entrega em si não apresentou problemas, mas sim o processo de adaptação e entendimento da EFD-Reinf.

 

EFD-Reinf incentiva mudança de comportamento das empresas

Toda organização possui seus processos internos e quando qualquer órgão do governo propõe mudanças de preenchimento e entrega nas declarações, atinge diretamente o dia a dia dos funcionários.

As empresas que não tinham processos bem definidos, por exemplo, precisaram desenvolvê-los para evitar estresses e dores de cabeça na hora de reunir as informações e enviá-las à Receita Federal. Uma vez que a data de entrega das declarações acontece sempre no dia 15 do mês subsequente, é importante rever a data de fechamento interno, de forma que haja tempo hábil para a devida revisão e entrega das informações no prazo.

De uma forma geral, num primeiro momento a EFD-REINF trará uma nova forma de controle e acompanhamento das retenções referentes ao INSS. É importante ressaltar que cada registro trará obstáculos e níveis de dificuldade diferentes. Mas esses percalços precisam servir de aprendizado para as próximas entregas e para as demais empresas que vão iniciar os processos.

Desta forma, é importante que as empresas mantenham um cadastro completo e atualizado dos códigos de lista de serviços tanto para serviços tomados quanto para serviços prestados (R2010 e R2020), códigos de retenção de INSS, levantamentos sobre enquadramento da CPRB (R2060), levantamentos sobre processos administrativos e/ou judiciais (R1070).

Vale incluir na lista de organização os códigos que a Receita Federal ainda não obriga informá-los. Com toda essa movimentação eletrônica, é muito provável que passe a obrigar muito em breve.

Quanto mais informações forem levantadas com antecedência em relação aos registros obrigatórios da EFD-REINF, menos impacto as empresas sofrerão na hora de gerar os arquivos.

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